1. 报销申请人必须是正式的工会成员，具有报销所需的凭证和有效的报销理由。
2. 报销申请单必须如实填写，包括报销事由、时间、地点、金额等详细信息，并附上原始凭证。
3. 报销申请单必须由报销申请人本人签字，并由工会负责人审批后方可向财务部门提交。
4. 报销申请单提交后，工会财务部门将在10个工作日内完成审核，并将审核结果通知申请人。
在报销过程中，可能需要准备以下手续和材料：
1. 正式的工会成员身份证明。
2. 报销申请单，需详细填写报销事由、时间、地点、金额等信息。
3. 原始凭证，如发票、收据等，以证明报销的费用真实发生。
4. 其他可能需要的证明材料，如出差通知、会议通知等。