当房东不在家时，可以通过邮件或手机短信等方式与房东联系，确认出租合同的具体条款，包括租金、租期、维护和损坏等事项。

在签订合同前，需要对房屋进行详细的检查，确保没有隐患和损坏。如果需要拍照或录像作为证据，可以提前准备好设备。最后，双方在合同上签字，并保留一份副本备用。在合同签订后，租客需要按时缴纳租金，并遵守合同规定的各项条款。