人事档案在外省退休时，可以申请"人事关系转移函"，将档案转回退休地的人才交流中心或社保部门。档案转回后，办理退休手续时，需提供人事关系转移函、身份证、户口本等相关资料。若档案遗失，可向原工作单位所在地档案管理部门申请补办。